Oleh:
Mukhtar Bagus
(Mahasiswa Magister Ilmu Komunikasi Univ. Padjadjaran)
Dr. Yanti Setianti, M.Si.
Dosen Pasca Sarjana FIKOM Univ Padjadjaran)
Pendahuluan
Keberhasilan sebuah organisasi tidak hanya ditentukan oleh kemampuan seseorang/individu dalam memimpin, tapi juga adanya kemauan dari berbagai komponen yang ada dalam organisasi tersebut untuk bekerjasama dalam mencapai tujuan bersama. Diantara hal penting yang mempengaruhi keberhasilan organisasi adalah adanya komunikasi yang efektif, yang memungkinkan terjadinya pertukaran informasi yang jelas, meminimalisir kesalahpahaman, dan meningkatkan koordinasi diantara para pihak.
Hal tersebut sesuai dengan tujuan komunikasi efektif (Sudresti, 2018), yaitu untuk mencapai pemahaman yang sama, menghindari kesalahpahaman, dan membangun hubungan yang baik antara individu atau dalam sebuah organisasi. Jika terjadi konflik dalam organisasi atau perusahaan, pemimpin harus melakukan komunikasi seimbang pada semua struktur, yaitu dengan membangun komunikasi ke bawah (Downward Communication), komunikasi ke atas (Upward Communication), dan komunikasi horizontal (Horizontal Communication) secara baik dan efektif.
Pentingnya Komunikasi Efektif Dalam Organisasi
Komunikasi menurut Laswell (2018) adalah proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain menurut saluran tertentu yang memiliki efek.
Sedangkan efektif, menurut KBBI adalah ada efeknya (ada akibatnya, pengaruhnya, kesannya) atau dengan kata lain dapat memberikan hasil. Sehingga Chammy Rahmatiga, dkk dalam buku Komunikasi efektif untuk mahasiswa (2023) menuliskan bahwa komunikasi efektif dapat diartikan sebagai komunikasi yang berhasil mencapai tujuan, seperti bisa diterima, dipahami, mengubah persepsi, dan mengubah perilaku atau melakukan aksi.
Sebuah komunikasi dapat disebut efektif jika ada efek positif atau dampak sesuai dengan yang diinginkan oleh komunikator. Tentunya hal tersebut didasarkan atas visi dan misi atau tujuan yang ingin dicapai organisasi.
Jalaluddin dalam buku Psikologi komunikasi (2008), menyebutkan bahwa komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan,
Dalam sebuah organisasi, komunikasi yang efektif membantu memastikan bahwa setiap anggota tim memahami apa peran yang harus dimainkan, apa tanggung jawab yang harus dijalankan, dan apa tujuan yang ingin dicapai.
Jika komunikasi tidak berjalan baik, berbagai persoalan dapat muncul, seperti kesalahpahaman, konflik antar anggota, hingga kesalahan dalam pelaksanaan tugas. Itu sebabnya, organisasi perlu membangun sistem komunikasi yang terbuka dan transparan agar informasi dapat mengalir dengan lancar di semua tingkatan.
Dampak Komunikasi efektif Terhadap kinerja Tim
Dikutip dari buku Komunikasi Efektif yang ditulis Dini Anggraini, dkk (2023), The journal of applied Communication Research (2019) dilaporkan bahwa organisasi yang mengimplementasikan strategi komunikasi internal yang terukur mengalami peningkatan revenue sebesar 23 persen lebih tinggi dalam tiga tahun pertama. Selain itu, organisasi dengan program komunikasi yang efektif mengalami tingkat retensi karyawan 50 persen lebih tinggi, tingkat absensi 41 persen lebih rendah, cost of turnover 26 persen lebih rendah, employee engagement scores 17 persen lebih tinggi dan customer satisfaction ratings 34 persen lebih tinggi.
Artinya, komunikasi yang efektif dapat mengurangi rasa ketidakpastian karyawan, meningkatkan trust terhadap manajemen, mendorong alignment terhadap visi organisasi dan menciptakan sense of belonging yang kuat diantara karyawan di berbagai bidang.
Berikut dampak positif dari komunikasi efektif dalam sebuah organisasi/Perusahaan:
Pertama, meningkatkan koordinasi kerja. Jika pimpinan memberikan informasi secara jelas, maka setiap anggota tim akan dapat memahami tugas dan tanggung jawabnya dengan mudah, sehingga proses kerja karyawan menjadi lebih terarah dan efisien. Karyawan menjadi tidak canggung/serba salah atas tugas yang diamanatkan pimpinan untuk dijalankan.
Kedua, komunikasi yang efektif dapat meningkatkan kepercayaan antar anggota tim. Jika pimpinan menyampaikan informasi secara terbuka dan jujur, anggota tim dalam organisasi akan merasa dihargai dan lebih percaya satu sama lain. Hal ini akan mendorong terciptanya suasana kerja yang positif dan saling dukung antara satu dengan yang lain.
Ketiga, komunikasi efektif juga berperan dalam meminimalisir dan menyelesaikan konflik. Dalam sebuah organisasi perbedaan pendapat tentu menjadi hal yang lumrah dan sangat mungkin terjadi. Namun jika komunikasi dijalankan dengan efektif, perbedaan tersebut akan dapat diselesaikan dengan baik dan tidak menutup kemungkinan justru akan menghasilkan solusi yang konstruktif bagi kemajuan organisasi.
Strategi Meningkatkan Komunikasi efektif dalam tim
Komunikasi yang efektif menjadi salah satu kunci utama dalam mencapai tujuan organisasi. Untuk meningkatkannya, organisasi perlu menerapkan beberapa strategi. Diantaranya adalah mendorong budaya komunikasi terbuka, di mana setiap anggota tim memiliki kesempatan untuk menyampaikan ide atau pendapatnya. Sebab tidak menutup kemungkinan, ide/gagasan/pendapat dari anggota tim sangat dibutuhkan dan bermanfaat untuk kemajuan organisasi/perusahaan.
Untuk memperlancar efektifitas komunikasi ini, organisasi/perusahaan perlu menyiapkan dan menentukan perangkatnya dengan memanfaatkan teknologi yang sudah ada, seperti menggunakan aplikasi pesan instan, sarana zoom, group whatsapp dan sejenisnya. Dengan fasilitas ini, hambatan komunikasi dapat diminimalisir karena koordinasi antara pimpinan dan anggota tim dapat dilakukan dengan mudah dan cepat tanpa batasan ruang dan waktu.
Selain itu, organisasi atau perusahaan juga perlu mengadakan pelatihan komunikasi bagi pimpinan dan anggotanya. Sebab jika mereka memiliki keterampilan komunikasi yang baik, pimpinan dan anggota tim dapat menyampaikan pesan dengan lebih mudah, jelas dan efektif, sekaligus mampu mendengarkan dan memahami berbagai hal dari sudut pandang yang berbeda.
Dalam buku yang berjudul Perilaku Positif Membangun Tim dan Strategi Yang Unggul, Dr. Estiningsih, ST, MP. (2025) juga menjelaskan, bahwa pimpinan dan anggota tim harus memiliki kemampuan mendengarkan aktif. Artinya, bisa memberikan perhatian penuh pada lawan bicara, menghindari interupsi, dan merespon dengan cara yang relevan. Teknik ini melibatkan penggunaan parafrasa untuk memastikan pemahaman, mengajukan pertanyaan klarifikasi, dan menunjukkan minat melalui ekspresi wajah dan gestur.
Kemampuan ini dapat dimiliki dengan cara melatih diri untuk melihat situasi dari perspektif orang lain, berlatih mengendalikan emosi agar responsif terhadap kebutuhan lawan bicara, mempelajari latar belakang dan nilai yang berbeda-beda, serta memahami dan mengelola komunikasi non verbal (berlatih mengontrol ekspresi wajah dan postur tubuh, memperhatikan intonasi dan volume suara, memahami budaya non verbal lawan bicara, hingga penggunaan bahasa yang positif/tidak merendahkan).
Peran pemimpin dalam membangun komunikasi efektif
Pemimpin memiliki peran penting dalam menciptakan komunikasi yang efektif dalam tim. Seorang pemimpin harus mampu menjadi contoh dalam menyampaikan informasi secara jelas, terbuka, dan menghargai pendapat anggotanya.
Selain itu, pemimpin juga perlu memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki akses terhadap informasi yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya. Dengan demikian, anggota tim dapat bekerja secara mandiri dan bertanggung jawab.
Kesimpulan
Komunikasi efektif merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Komunikasi yang jelas, terbuka, dan saling menghargai, akan membuat anggota tim dapat bekerja dengan baik dan nyaman. Itu sebabnya tim dalam sebuah organisasi perlu terus mengembangkan kemampuan komunikasinya agar kinerja mereka meningkat sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan mudah dan optimal.